Совместная работа в удаленном режиме. OneDrive: настройка доступа к файлам и совместная работа над документами Office Для чего нужен режим редактирования в облаке

Очень часто случаются ситуации, когда необходимо собрать данные от нескольких людей в одном файле Excel. Если вы все работаете в одной организации и у вас у всех есть доступ к какой-нибудь общей сетевой папке, тогда проблем не возникает. Но что если таковой возможности нет, и время на последовательное заполнение отсутствует? В таком случае нам поможет облачный сервис SkyDrive, который позволяет хранить документы на облаке, работать нескольким пользователям одновременно в одном документе, разграничивать доступ определенным людям и многое другое.

Как мы будем действовать? Для начала мы создадим шаблонный файл Excel с таблицей, которую необходимо будет заполнить. Затем разместим файл на облаке SkyDrive. И наконец, разошлем ссылку на файл по почте всем участникам события и дождемся пока все его заполнят.

В нашем примере таблица выглядит следующим образом, где по горизонтали находятся ключевые показатели, а по вертикали – округа, по которым мы будем рассылать таблицу.

Когда файл будет готов, его необходимо сохранить на облаке, для этого щелкаем по вкладке Файл, выбираем Сохранить как –> Имя_пользователя в SkyDrive. Обратите внимание, чтобы сохраниться на облаке, вам необходимо иметь учетную запись Microsoft Live ID.

Теперь, когда наш файл находится на облаке, мы можем дать доступ на изменение, или только на чтение. На вкладке Файл выбираем Общий доступ -> Пригласить других людей. Прописываем адреса электронной почты всех получателей, указываем уровень доступа (чтение, изменение), добавляем пару строк к нашей директиве и щелкаем Общий доступ.

Адресаты получат, примерно следующее сообщение, с вложенной ссылкой на файл. Обратите внимание, чтобы открыть файл, пользователю не обязательно иметь установленную копию Excel на своем компьютере, так как щелкнув по ссылке ваш файл будет открыт с помощью веб-клиента Excel.

Веб-клиент Excel имеет урезанный функционал нежели настольный, но с выполнением большинства повседневных задач он отлично справляется.

Второй — Опубликовать в социальных сетях, который дает возможность размещения ссылки на стене социальной сети. Мы не использовали эту опцию в нашем примере, так как нам требовалось отправить файл конкретным людям, а в данном случае ссылка будет помещена на стену в Facebook, соответственно все друзья смогут редактировать файл.

Все те же самые операции вы можете проделать и не имея установленного Excel на своем компьютере, с помощью браузера. Достаточно перейти на сайт SkyDrive , где вышеописанные опции тоже доступны.

Как вы обозначаете версию документа? Есть ли у вас файлы, содержащие в названии все варианты слова «финальный»? Ну, например, text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Это немного абсурдно выглядит, но если вы последите за документами у вас в системе, то обнаружите довольно много «хвостатых» названий. Особенно если файл редактируется несколькими авторами. Например, текст договора может правиться почти бесконечно, дай только волю. И в результате у вас скапливается десяток версий, каждая помечена нарастающим хвостом пометок - тут и даты правок, и инициалы участников, и сакраментальные «final» и «last».

Понятно, что с этим надо как-то справляться. И приводить работу с документами в систему, которая будет понятна всем. Основные требования к порядку просты:

Обозначения должны быть понятны всем участникам.
Должны храниться все (важные) версии документов.
Документы должны принадлежать проектам, а не лежать в общей куче.
Доступ к документам должен быть управляемым.
Не обязательно, но удобно иметь инструменты для совместной работы над документом.

Мы не станем обсуждать офлайновые способы управления документами. Вы, конечно, можете написать регламент обозначения документов и пересылать вордовские и экселевские файлы почтой. Это приведет к разрастанию рабочих папок у каждого участника процесса, а со временем - к постоянным сверкам, кто какой док сейчас редактирует.

Поэтому давайте вознесемся в облака - именно там сейчас происходит самое интересное.

1. Google Drive

«Большой Брат» дает нам почти идеальный инструмент для управления документами.

Google Docs - это не просто онлайновый редактор документов, тут хранятся старые версии, можно комментировать и редактировать доки «в три руки».
Google Sheets - это и таблицы для расчетов, и хороший функционал для учета.
Google Drive сам по себе - инструмент управления доками, вы можете организовать единую структуру для хранения документов четко назначить доступы к каждой папке.

Плюсы Google Drive

Они очевидны. Это облако, со всеми его преимуществами.

Минусы

Систему учета - вложенность папок, доступы к файлам и табличку для контроля - придется создать самим.
Не всех устраивает использование столь открытой платформы - все-таки это целый Google, он индексирует все, что шевелится, и за приватность мы ему не заплатили.

Обратите внимание: практически в каждой уважающей себя системе есть интеграция с Google-доками - вы увидите это дальше в обзоре. И это разумно - экономнее использовать работающий функционал, нежели тратить усилия на создание своего аналога.

Однако мы хотим предупредить: конфиденциальную и коммерческую информацию, пароли и прочие важные сведения лучше хранить там, где доступ регулируется более жестко.

2. Trello

Виртуальная доска со списком задач и проектов. Доски можно называть как вам удобно - и наглядно видеть процесс выполнения заданий. К каждой задаче вы можете прикрепить документы: с компьютера, Google Диска, Dropbox и т.д. Из интересного - в Trello Business Class вы можете прикреплять не только документы, но и pull-запросы GitHub, Slack беседы и лиды из Salesforce. Для совместной работы вы можете использовать связку Trello + Google Docs: прикреплять файлы Google Docs, которые можно открыть на диске и там же редактировать - оставлять новые комментарии и т.д.

Плюсы решения:

Trello - очень простая для освоения система. За час с ней способны разобраться люди, которые никогда не пользовались подобными решениями.
Задачи и процесс их выполнения видны наглядно, как на пробковой доске. Дизайн удобный и современный, ничего лишнего.

Минусы:

Нет инструмента для совместной работы с документами. Т.е. вы либо пользуетесь Google Docs, либо каждый загружает свою версию. Да, все документы в любом случае будут собраны в одной задаче, и вы ничего не потеряете. Но если нужна более серьезная автоматизация, то Trello не оптимальный вариант.
Если проектов и задач действительно много, Trello может запутывать из-за особенностей структуры. Постоянно переключаться между досками не слишком удобно.

3. Worksection

Онлайн-система управления проектами с возможностью учета финансов. В каждую задачу вы можете добавить разные типы файлов - и затем редактировать их опять же с помощью Google. Или скачать и загрузить заново.

Источник: worksection.com

Для каждого файла вы можете сделать описание, выбрать метки (например, need review, urgent! и др), ограничить доступ - т.е. сделать файл видимым только для определенных пользователей. Если вы создаете задачу или комментарий с ограниченной видимостью, не для всех, то прикрепленные туда файлы автоматически получают те же настройки приватности.

Все файлы проекта можно сортировать по разным критериям: типу, дате, задачам, размеру, названию. Можно просмотреть только файлы, которые относятся к невыполненным задачам, а можно - все.

Вы также можете удалить, скачать, назначить метки группе файлов, просто выделяя их в разделе.

Новые версии документов можно загружать к старым - для этого достаточно навести мышкой на старый файл и нажать на значок слева от него. Новый документ загрузится и займет верхнее место в списке. При этом старая версия тоже сохранится.

Источник: worksection.com

Фишка решения - в продвинутом тарифе вы можете подключить собственное FTP-хранилище. Тогда лимитов на загрузку файлов не будет вообще.

Плюсы решения:

Worksection - современная система с широкими возможностями по управлению проектами и файлами. Фактически вам доступен весь функционал для удобной совместной работы.
Отдельно отмечу расчет затрат - если определить стоимость часа работы специалиста, вы можете видеть себестоимость каждой отдельной задачи.
Удобный интерфейс, возможность назначить дедлайн для всего проекта, не только по задачам. Наглядно виден % затраченного времени, комфортно контролировать.

Минусы:

В бесплатной версии у вас всего 2 активных проекта и 50 Мб на диске для файлов. 10 Гб включены уже в корпоративный тариф, по цене 49$ в месяц. При этом тоже есть ограничение по активным проектам - 50 штук. Нам кажется, что даже для средней компании 50 проектов и 10 Гб недостаточно. Премиум стоит 99$, но и там активные проекты ограничены - 100.

4. Мегаплан

В Мегаплане реализован отдельный модуль «Документы», который позволяет хранить файлы с различным уровнем вложенности. Для каждого документа вы можете настроить видимость - открыть доступ только определенным сотрудникам.

При редактировании новый вариант файла допустимо загрузить к старому как версию. Сотрудники могут подписаться на уведомления о загрузке новой версии - по почте, SMS, в строке информера, каждый определяет это сам в настройках.

Источник: help.megaplan.ru

Текстовые документы можно создавать прямо в Мегаплане . Но просматривать и редактировать их можно будет тоже только в Мегаплане, нельзя скачать в каком-то другом формате.

Также в программе предусмотрены шаблоны для типовых документов.

Источник: help.megaplan.ru

Плюсы Мегаплана:

Удобный и достаточно простой интерфейс.
Возможности бесплатной работы для 10-ти пользователей, в том числе работы с документами.

Минусы Мегаплана:

Нет полноценной возможности создавать разные типы документов прямо в системе.
Стоимость тарифа всего на 10 пользователей достаточно высока - порядка 250$ за «все включено».

5. Битрикс24

Это комплексное решение с CRM-системой для бизнеса, где хорошо продуманы все возможности для совместного доступа и редактирования документов. К каждой задаче и комментарию вы можете прикреплять файлы - с компьютера или же с любого дискового хранилища, а также сразу создавать новые файлы в Google Docs или Microsoft Office Online.

Совместное редактирование документов онлайн доступно в . Если вы редактируете загруженный документ через Google Docs, можно его прикрепить к комментарию - и появится строчка о том, что пользователь загрузил новую версию документа. В Битрикс24 реализован умный поиск - все документы легко искать по названиям или проектам, выводятся подсказки.

Файлы, относящиеся к каждому проекту, можно сортировать по дате, по названию, по размеру. Приватность устанавливается также согласно настройкам папки проекта, где хранится документ. Вы можете запретить редактирование всем, кроме автора задачи.

Фишка Битрикс24 - каталог приложений. Например, бесплатно можно установить «Конструктор документов», который помогает создавать типовые файлы в форматах.docx, .pdf. Шаблоны легко редактируются, их можно отправить по электронной почте, вести журнал сохраненных документов.

В Битрикс24 к каждой задаче прикрепляется ссылка на документ, который пользователи могут совместно редактировать, комментировать и обсуждать в рамках задачи. Проще всего хранить документы на системном диске. Если по каким-то причинам вас не устраивает Битрикс24.Диск, можно использовать вместо него любое другое облачное хранилище. Но это удобно не всем и не всегда.

Плюсы Битрикс24

Почти все возможности (кроме блокировки документов и отключения публичных ссылок на них) доступны в бесплатной версии комплексного решения. Также доступно 5 Гб в облачном хранилище. А за 199$ (верхний тариф) вы получаете неограниченный объем. Плюс экономия на лицензионных офисных программах.
Большой выбор приложений для оптимизации работы с документами.
Поддержка версий документов и уведомления о загрузке новых.
Широкий функционал - в одном решении вы получаете все нужное для электронного документооборота.

Минусы решения:

Настройки приватности файла задаются через группу или задачу, к которой он привязан, файл нельзя сделать видимым или невидимым для определенных пользователей, просто поставив метку.
Нет функции добавления краткого описания к файлу.

Подведем итоги

Если у вас немного проектов и участников, а требования к документам не слишком сложны, можно остановиться на самом простом решении - например, Trello и подобные. Для простой работы с задачами этого вполне достаточно - каждый прикрепляет нужные файлы и при необходимости их заменяет.

Если речь идет о полноценной совместной работе и онлайн-согласовании, нужно рассматривать комплексные решения - такие, как и аналогичные системы управления. Все их возможности надо анализировать и сравнивать, а затем выбирать, опираясь на тот функционал, который вам нужен.

И пара советов - которые пригодятся при работе в любой системе:

Даже если вы используете сложную систему, которая «сама все упорядочит», следите за тем, чтобы документы и задачи назывались по одинаковым правилам. Это упростит навигацию по проектам.
Разделяйте доступы - рабочие документы стоит хранить во внутренних группах, а клиенту отдавать уже чистый документ без комментариев и правок.
Лайфхак : если вы используете Ворд в режиме редактирования, не забудьте перед отправкой файла зайти в Рецензирование и принять все исправления. Иначе клиент может заметить, как вы несколько раз поменяли сроки или цену.

Данная публикация имеет поясняющий характер и ставит своей целью, по возможности, простыми словами и максимально доходчиво (как просят, "для чайников"), объяснить суть и механизм совместной работы с использованием ресурсов облачного хранения данных, таких как , и т.п.

"Облако", если говорить с технической точки зрения, является онлайн-хранилищем, состоящим из большого количества серверов, объединённых в огромную сеть (облачное хранилище данных).

Облачное хранение данных следует понимать как хранение данных в системах, в которых данные распределены по большому числу серверов, объединённых в так называемые кластеры.

Кла́стер (англ. cluster – скопление) – объединение нескольких однородных элементов, которое может рассматриваться как самостоятельная единица, обладающая определёнными свойствами. В сфере информационных технологий под кластером следует понимать группу вычислительных узлов, объединённых высокоскоростными каналами связи, представляющих с точки зрения пользователя единый аппаратный ресурс ().

Так как потребителю не известно на каких именно участках кластеров хранятся его данные, а известна только точка его соединения с массивом кластеров, то такую реализацию назвали "облаком". Cloud – облако (англ.)

Как происходит обмен данными между пользователями через "облако" ?

Каждый пользователь имеет учётную запись в облаке и установленный на компьютере клиент (программа синхронизации данных). Синхронизация – это процесс, при котором хранящиеся в облаке данные и данные, указанные клиенту для сопоставления с облаком, приводятся к идентичному содержанию.

Например, user-1 имеет в облаке 4 папки,
а user-2 имеет в облаке 3 папки
user-1 одну из папок даёт в доступ пользователю user-2 (синего цвета). В терминологии ресурсов облачного хранения данных такое действие называется "приглашение".
user-2 принимает приглашение в папку и у него в облаке становится тоже 4 папки. Полученная от user-1 в доступ папка помечена оранжевым цветом.
В итоге получается конструкция, при которой при любом изменении/добавлении данных в папке синего цвета точно такие же изменения будут произведены в папке оранжевого цвета и наоборот (папки синхронизируются). То есть, содержание этих папок будет идентичным.

Соответственно, эти изменения будут также переданы на компьютеры user-1 и user-2 при очередном сеансе связи их клиентов с облаком.

Получается, что после завершения синхронизации содержание жёлтой папки, владельцем которой является user-1, станет идентичным содержанию бирюзовой папки, владельцем которой является user-2, и наоборот:

Упрощённо говоря, происходит передача данных с компьютера на компьютер. При этом посредником в этом процессе выступает облако.

Синхронизация данных клиента с облаком происходит по защищённому протоколу, который препятствует перехвату данных по сети. В зависимости от конкретной реализации, передаётся либо новый файл на замену старому, либо значение "дельта" (разница значений нового и старого файлов).

Для своего функционирования такая схема не требует завершения всех операций синхронизации в течение сеанса связи с Интернет. В процессе синхронизации клиент постоянно вычисляет содержание папки клиента и соответствующей ей папки облака, а также отслеживает отметку времени, назначенной каждому файлу и каждой папке. На основании этой информации клиент производит запись или удаление данных в той папке клиента или облака, отметка времени которой старше (то есть более ранняя). Если в течение сеанса работы с Интернет процесс синхронизации не был завершён, то при следующем сеансе он будет продолжен. Такой процесс условно можно назвать "докачкой данных". Учитывая указанное, процессу можно сопоставить термин "асинхронная репликация".

Репликация (англ. replication) – механизм синхронизации содержимого нескольких копий объекта (файла, папки). В процессе репликации происходит копирование данных из одного источника на другой (или на множество других) и наоборот. Иными словами, изменения, сделанные в одной копии объекта, распространяются в другие копии.

При синхронной репликации, если данная реплика (копия объекта, обновляемая автоматически при обновлении оригинала) обновляется, все другие реплики того же фрагмента данных также должны быть обновлены в одной и той же транзакции (транза́кция (англ. transaction, от лат. transactio – соглашение, договор) – минимальная логически осмысленная операция, которая имеет смысл и может быть совершена только полностью, см. wiki). Можно сказать, что на практике существует лишь одна версия данных.

При асинхронной репликации обновление одной реплики распространяется на другие спустя некоторое время, а не в ходе той же транзакции. Таким образом, при асинхронной репликации вводится задержка (время ожидания), в течение которой отдельные реплики могут быть фактически неидентичными (то есть определение "реплика" оказывается не совсем подходящим, поскольку мы не имеем дело с точными и своевременно созданными копиями). В большинстве случаев асинхронная репликация реализуется посредством чтения журнала транзакций или постоянной очереди тех обновлений, которые подлежат распространению ().

В философской концепции развития по спирали, user-1 и user-2 осуществляют обмен данными через общую сетевую папку (Shared folder), как раньше это происходило в локальной сети. Но если в том случае для осуществления информационного обмена user-1 и user-2 должны были быть расположены не далее 80 метров друг от друга (максимальная дальность передачи информации, при которой гарантируется качественная связь без применения специальных усилителей-повторителей), то теперь их географическое местоположение значения не имеет.

Решили отправить организаторам TechEd Russia 2012 коллективный отзыв о конференции. Сегодня я расскажу о том, как мы организовали совместную работу над ним с помощью OneDrive.

Первоначальное обсуждение, конечно, велось в почте. Когда все желающие высказались, я собрал все отзывы в документ Word и загрузил его на OneDrive. Теперь нужно было предоставить коллегам возможность просмотреть документ и внести в него правки.

Примечание . Статья написана до переименования SkyDrive в OneDrive, отсюда и старое название на снимках экрана.

Сегодня в программе

Предоставление общего доступа к файлам и папкам OneDrive

В OneDrive разрешения на доступ к файлу регулируются на уровне папок и файлов. Когда вы делаете папку общедоступной или выдаете разрешение на доступ в нее конкретным людям, эти параметры распространятся также и на все вложенные папки и файлы, если не задавать им другие разрешения.

Я загрузил файл в личную папку и перешел к выдаче прав на него своим коллегам.

Вообще, в столбце «Общий доступ» видно, когда на файл или папку изменены права. По сути, в облачном хранилище Microsoft три варианта предоставления доступа, и я начну с самых простых.

Создание ссылки на файл

Из картинки ниже понятно, что любой обладатель ссылки сможет просмотреть или отредактировать документ. Менее очевидно, что для того чтобы сделать папку или файл публичными, надо создать соответствующую ссылку (она называется «Предоставить общий доступ»).

Конечно, публичный доступ, равно как и доступ по ссылке с правами редактирования, можно прекратить в любой момент. Причем при повторном создании ссылки для редактирования в URL будет уже другой ключ.

Отправка почтового сообщения

Эта опция более интересна, поскольку здесь есть возможность потребовать авторизацию с учетной записью Microsoft . Причем это единственный вариант, позволяющий предоставить доступ к файлу только определенным людям.

Ваши адресаты получат письмо от учетной записи, с которой вы вошли в OneDrive (т.е. нельзя отправить письмо с произвольного адреса). В этом случае тоже создается ссылка, но требование входа в службу ограничивает доступ к файлу или папке адресатами письма. Безусловно, получатели письма могут скачать и передать файл кому угодно каким-либо другим способом.

Интересно, что в случае, когда связано несколько учетных записей, разрешение предоставляется только тому аккаунту, с которого доступ был осуществлен в первый раз. Кстати, когда вам кто-то предоставил доступ к файлу, вы можете перейти к нему из раздела Общие в левой панели OneDrive.

Управление правами доступа

В нашей переписке участвовал Артем, подкидывая хорошие темы для отзывов. Однако он не является MVP, поэтому права на редактирование файла ему были ни к чему. Выслав письмо, я поправил права доступа, управление которыми осуществляется в правой панели.

На рисунке видно, что Артем может только просматривать документ, в то время как все остальные могут его редактировать в локальном приложении Word или прямо в OneDrive с помощью Word Web App. Здесь же можно лишить доступа любого человека или всех обладателей ссылки на просмотр или редактирование файла.

Совместная работа над документами Office

Важно! Открывайте файлы из офисных программ напрямую с OneDrive (Ctrl + O → OneDrive), а не из синхронизируемой папки на локальном диске. Иначе при одновременной работе нескольких человек возникнет конфликт, результатом которого будут копии обновленных файлов с именем ПК в названии.

Вы можете открывать файлы Word, Excel, PowerPoint и OneNote и работать над ними как в локальных приложениях Microsoft Office, так и в их веб-версиях прямо в браузере. В обоих случаях поддерживается совместная работа над документом нескольких человек. Максимальное количество одновременных редакторов нигде не прописано, но восемь человек успешно работали (спасибо за проверку Оксане).

В OneDrive это работает очень удобно! Я открыл наш отзыв в Word 2013 и начал править первый абзац.

Абзац моментально заблокировался, чтобы кто-то другой случайно не внес в мой фрагмент перекрывающие изменения. Оксана, вносившая свои правки одновременно со мной, увидела это в веб-приложении (она предпочитает английский интерфейс).

Здесь я хочу обратить ваше внимание на несколько моментов.

Четко обозначается, какой абзац я редактирую (мое имя отображается при наведении).
Этот абзац действительно защищен от чужих правок. Сейчас курсор установлен в нем, и на рисунке видно, что в ленте заблокированы все опции форматирования.
Можно посмотреть список всех людей, выполняющих правки в данный момент.
Известно, что кто-то уже изменил документ, т.е. после обновления можно увидеть их правки (синхронизации в реальном времени нет, с сожалению).

В OneDrive можно посмотреть, кто редактировал документ последним.

Но интереснее другое — OneDrive автоматически отслеживает версии документов. Вы можете перейти к журналу версий из контекстного меню или из верхнего меню «Управление» (на рисунке выше оно скрыто за тремя точками ввиду малого размера окна).

Здесь можно восстановить или загрузить любую из предыдущих версий. По имеющейся у меня информации, на OneDrive сохраняется до 25 версий документа. Однако версии создаются только при редактировании файлов. Если вы загрузите новый файл с тем же именем, перезаписав старый, история версий не сохранится.

Опрос и дискуссия

Как видите, управление правами в OneDrive осуществляется очень просто, хотя некоторые моменты не вполне очевидны. При этом можно создавать и изменять документы Word, книги Excel, презентации PowerPoint и заметки OneNote, не покидая браузера. Конечно, веб-версии приложений Office не обладают всеми функциями их аналогов из пакета Office, но для множества пользователей их возможностей более чем достаточно.

Вы можете работать над файлами Office индивидуально и совместно, используя как минимум 7 Гб личного дискового пространства. Ах да, это все совершенно бесплатно;)

А вы храните файлы и документы в облаке? Приведите в комментариях несколько самых любимых возможностей своего облачного хранилища!

Среди новых тенденций в командной работе над файлами и документами — хранение всех данных в “облаке” и организация доступа к ним одновременно с разных устройств. Одним из “пионеров” в области такой синхронизации стала компания Apple, которая представила собственный “облачный” под названием iCloud в июне 2011 года. Более-менее полноценной работа этого сервиса стала, начина с версии OS X Mountain Lion, когда появилась синхронизация ряда приложений для работы с документами.

Работа с iCloud достаточно проста, и сегодня мы рассмотрим, как правильно организовать синхронизацию данных и совместно работать над текстами и презентациями с применением этого “облачного” сервиса.

Активируем работу с документами и данными

Если у вас еще нет бесплатной учетной записи в iCloud или вы только начали ею пользоваться, то вам стоит прочесть , чтобы создать и настроить новую учетку в iCloud. Для хранения своих документов в “облаке” надо также зайти в настройки документов и данных и активировать синхронизацию с iCloud; а также включить эту синхронизацию на всех ваших iOS-устройствах (“Settings > iCloud”).

Находим совместимые приложения

На сегодняшний день круг приложений, которые поддерживают работу с iCloud в плане хранения файлов и документов, достаточно невелик. Для Mac поддержка iCloud реализована для таких приложений, как Preview, TextEdit, iWork ’09 / ‘11 (Pages, Numbers, Keynote), GarageBand.

Что касается сторонних разработчиков, то синхронизацию поддерживают текстовые редакторы iA Writer, Byword, Smultron; PDF-редактор PDFpen; графический редактор Pixelmator. Популярный офисный пакет на данный момент не поддерживает синхронизацию документов в iCloud.

Работаем с документами в нашем новом “облаке”

Приложения, у которых есть нативная поддержка iCloud, сохраняют файлы и документы в облако достаточно просто. Нажимаем Command-S, — и указываем в качестве места для хранения iCloud, затем выбираем название для файла и нажимаем “Сохранить”.

Доступ к такому файлу реализован для всех устройств, подключенных к “облаку”: ваш настольный Mac, ваш ноутбук и смартфон от Apple — все они будут одинаково “видеть” и обрабатывать сохраненный документ, Чтобы открыть файл, сохраненный в iCloud, просто нажмите Command-O в приложении, которое поддерживает iCloud, а далее нажмите на иконку с iCloud.

Перемещаем файлы в “облако”

В принципе, вы в свое “облако” можете поместить разные файлы со своего Mac, Для этого откройте файл тем приложением, которое поддерживает сохранение в iCloud, выберите File > Move To, далее выберите iCloud в качестве пункта назначения. Так можно переместить папки и файлы в “облако”.

Ограничения iCloud

iCloud — отличный способ для совместной работы на нескольких разных устройствах, но проблема в том, что работу через “облако” возможна только за счет тех приложений, которые вы использовали для создания конкретного файла. Если вы, к примеру, создали новый текстовый документ с помощью , то сохранить этот документ в облаке можно в нескольких форматах, включая формат Microsoft Word. Но открыть этот файл из “облака” в Word вы не сможете. Более того: вы не сможете из “облака” просматривать и править этот файл ничем, кроме редактора TextEdit, в котором файл и был создан.

Конечно, можно сохранять каждый раз локальную копию на своем Mac и работать с ней, а потом загружать ее обратно в “яблочное облако.” Но если вам приходится часто править и синхронизировать правки между разными приложениями для одного и того же файла, вам лучше использовать не iCloud, а Dropbox и аналогичные универсальные сервисы “облачной” синхронизации.

Получаем доступ к файлам в iCloud с помощью Finder

OS X хранит копии ваших документов из iCloud в скрытой папке. По сути, хранение файлов в “облаке” на удаленных серверах дублируется за счет постоянной синхронизации с локальными копиями в тщательно “запрятанном” каталоге на локальном Mac. Открыть эту папку можно с помощью Finder: выберите пункт меню Go -> Go To Folder и укажите в качестве целевого адреса ~/Library/Mobile Documents/. Откроется окошко, и вы увидите кучу разных папок со всякими странными названиями, но здесь есть и папки с названиями приложений, для которых они были созданы.

Если вам нужно получить доступ к любым файлам в iCloud, то их проще и быстрее скопировать из этой папки, а не “прогонять” каждый раз через приложения.

iCloud уже сейчас можно использовать для совместной работы между несколькими устройствами, надеемся, что в будущем гибкости и возможностей этому “облаку” только добавится.